Kleine Redaktionen, mit wenigen oder nur einem Redakteur, können auch von den unbestrittenen Vorteilen eines Redaktionssystems profitieren. Da bisher alles praktisch in einer Hand lag, muss auch eine Systemeinführung sich diesen Gegebenheiten unterordnen. Jetzt müssen parallel Konzepte für Modularisierung, Struktur und Metadaten entstehen, inhaltliche Überarbeitungen und Korrekturen der Terminologie gemacht und viele weitere Punkte bedacht werden. Und all das muss geleistet werden, wenn die Erfahrungen mit dem Redaktionssystem am geringsten sind. Mit den folgenden 10 Schritten gelingt die CMS-Einführung auch in kleinen Redaktionen. Mein Startpunkt für die 10 Schritte liegt nach der Entscheidung der Redaktion für ein Redaktionssystem. Dann treffe ich auf ein Redaktionssystem mit einem Hersteller-XML-Schema, Terminologieverwaltung und Autorenunterstützung. Ein Customizing durch den Hersteller ist nicht vorgesehen.

Schritt 1: Ist-Zustand analysieren

Mit der Analyse des Ist-Zustandes, wird den Soll-Zustand vorbereitet. Der Schwerpunkt dieser Analyse liegt dabei auf Terminologie, Schreibstil, Struktur, unsystematische Toollandschaft und unscharfe Prozesse, doppelte Datenerfassung, unsystematisches und kreatives Layout, Integration von Zuliefererdaten und Zuliefererdokumenten, begrenzte Publikationsmöglichkeiten.

Schritt 2: Redaktionsnotizen

Mit der Einführung eines Redaktionssystems steigt zunächst die Arbeitsbelastung. Der übliche, wenn auch notwendige Ruf, nach einem Redaktionshandbuch erschreckt und fordert mit seinem Namen „…handbuch“ fast schon dazu auf ein aufgeblähtes von Formalien durchsetztes Dokument zu erstellen. Ich versuche das zu entschärfen, indem ich zu zunächst schlichten Redaktionsnotizen auffordere. Die Redaktionsnotizen sind wie ein leerer Aktenschrank, mit vordefinierten Fächern, die bei konkretem Bedarf nach und nach befüllt werden. Diese vordefinierten Fächer (Kapitel) können sein:

  • Terminologieregeln
  • Schreibregeln
  • Verweise auf zugehörige Dateien
    (Musteranleitung, Styledatei des Redaktionssystems (XSLT), Templates für Grafiken, verwendete Schriften, Grafikbibliotheken, Einstellungs- und Konfigurationsdateien von allen an Prozessen beteiligten Anwendungen)
  • Software Anwendungsregeln (keine Anleitung)
  • Ablagestruktur und Objektbenennung (innerhalb und außerhalb des Redaktionssystems)
  • Anwendungsregeln für das XML-Schema
  • Modularisierungsregeln

Die Redaktionsnotizen werden gefüllt, wenn dazu Bedarf besteht, das Redaktionssystem an bestimmten Stellen Freiheiten lässt und allgemein erkannt wird, dass etwas geregelt werden muss.

Schritt 3: Terminologie

In dem gegebenen Umfeld ist es nicht realistisch monatelang Terminologiearbeit zu leisten, notwendig aber dennoch. Daher empfehle ich, parallel zu jeglicher Beschäftigung mit dem Content Terminologie zu erfassen. Eckpunkte dieses Schrittes sind:

  • Redaktionsnotizen regeln was ein „verwaltenswerter“ Term ist und legen Regeln fest, wie neuen Terme gebildet werden.
  • In der Terminologieverwaltung werden die Begriffe mit ihren Benennungen und Synonymen angelegt und bewertet (bevorzugt / erlaubt / nicht erlaubt).

Schritt 4: Schreibregeln

Wie einheitliche Terminologie stellen Schreibregeln sicher, dass Informationsbausteine nahtlos in verschiedenen Kontexten verwendet werden können. Die Redaktionsnotizen sollten dazu Regeln enthalten:

Lexik
Anders als bei Terminologie wird hier ein rein beschreibender Wortschatz aufgebaut. Zum Beispiel „abbauen“ ist enthalten, aber nicht „demontieren“.

Allgemeine Schreibregeln
Übergreifende Schreibregeln können Festlegungen sein zu Satzlänge, Satzklammern, Sätze nicht durch Listen zu unterbrechen, Hinweise zu Abstraktion und Differenzierung, medienneutralem schreiben.

Spezifische Schreibregeln
Schreibregeln, die an XML-Elemente oder Strukturen geknüpft werden, sollte auch so angelegt werden. Zum Beispiel XML-Element <Überschrift> mit den Regeln „In Überschriften keine vollständigen Sätze“ und „In Überschriften keine Nebensätze.“

Schritt 5: Grafikkonzept

Grafiken oder allgemeiner Medien binden in den Redaktionen viel Energie. Deshalb ist das Grafikkonzept eine effektvolle Stellschraube zu mehr Effizienz. Mit den Redaktionsnotizen lassen sich folgende grundlegende Punkte straffen:

  • Funktionale Bilder identifizieren und systematisieren. Funktionale Bilder sind zum Beispiel Titelbild, Typenschild, Inventarbild (Baugruppen, Sicherheitseinrichtungen, Beschilderung), Sicherheitszeichen usw. Im Schritt 8 „Informationsmodellierung“ werden diese funktionalen Bilder XML-Elementen und XML-Attributen zugeordnet.
  • In Prozessen wird festgelegt mit welcher Anwendung Quelldaten übernommen, aufbereitet (Projektion, Sichtbarkeit, Schnitte, Position; Freistellung) und angereichert (nichtmodellierte Teile, Zuliefererteile, zusätzliche grafische Informationen, Pfeile …, Positionsnummern …, technische Informationen in Textform) werden.
  • Im Workflow werden Übergabeformate definiert, die Verwaltung und das Vorgehen bei Aktualisierung geregelt.
  • Darstellungskonventionen vereinheitlichen die Art der grafischen Informationsvermittlung. Diese Konventionen werden in Stilen und Bibliotheken in Templates und Konfigurationsdateien archiviert.

Schritt 6: Soll-Zustand definieren

Mit den Schritten 1 bis 5 wird der Soll-Zustand in einer Musterdokumentation definiert. Die Musterdokumentation kann schon Markierungen für Varianten enthalten. Möglich sind aber auch Platzhalter für offene Punkte. Produktspezifik, perfektes Layout oder einwandfreie Sequenzmuster sind noch nicht zwingend nötig.

Schritt 7: Schulung

Die Schulung zur Benutzung des Redaktionssystems schafft Vertrauen und Sicherheit durch Verstehen. Die Schulung sollte zielorientiert und nicht anwendungsorientiert sein. Entscheidend ist das Erkennen der Systematik in der Anwendung, um so bekannte Arbeitstechniken auf andere Arbeitstechniken übertragen zu können. Potenzial und Grenzen des Redaktionssystems müssen für kommende Anforderungen klar vermittelt werden.

Schritt 8: Informationsmodellierung

Die Informationsmodellierung betrifft Mikrostruktur, Makrostruktur und Metadaten. Die Mikrostruktur ist die Struktur in den Modulen. Diese entspricht im Prinzip dem XML-Schema. Damit ist es aber nicht getan, denn trotz Validierung gibt es noch einen weiten Bereich, wie Elemente kombiniert werden können. Weiterhin muss der Umgang mit generischen XML-Elementen, zum Beispiel <paragraph></paragraph> geregelt werden. Solchen Elementen können mit Attributen systematisch Semantik gegeben werden.

Die Makrostruktur entspricht der Modularisierung mit den Fragen: Was ist ein Modul und wie groß ist ein Modul? Antworten auf diese Fragen ergeben sich aus Wiederverwendbarkeit und Systematik. Dazu wird der Content analysiert, Informationstypen (Beschreibung, Warnhinweise, usw.) kategorisiert, diesen Sequenzmuster, funktionale Einheiten und Auszeichnungen zugeordnet und mit dem gegebenen XML-Schema synchronisiert. Festlegungen für Wiederverwendungskonzepte (Reuse-Pool, Maximaldokument), Submodularität, Substrukturen und Ablagestruktur müssen getroffen werden.

Mit Metadaten, und hier im Besondern mit Klassifikationen, erhält der Content Merkmale für das Finden zur Verwendung oder das Filtern in einer Publikation. Idealerweise werde auf Basis intrinsischer („von innen her kommend“) Produktmerkmale (Hydraulik / 100 bar) und extrinsischer („von außen her kommend“) Informationsmerkmale (Service / Reparaturanleitung) Klassifikationsstrukturen aufgebaut und Modulen zugwiesen.

Schritt 9: Datenübernahme

Der oft gehegte Wunsch einer direkten Datenübernahme ist nach den Schritten 1 bis 8 kaum möglich, denn zu viele Änderungen ergeben sich für den Content. Im Detail ist aber mit Systemunterstützung sehr viel möglich. Erstellte Module sollten sofort korrekt und regelbasiert benannt, ablegt, klassifiziert und in eine Struktur einfügt werden. Sprachen sollten beim Übersetzungsdienstleister mit dem Translation-Memory akzeptabel effizient nachgezogen werden können.

Schritt 10: Einsatz von Redaktionssystem und Informationsmodell

Jetzt kann Content regelbasiert wachsen. Durch typische Mechanismen eines Redaktionssystems ist der Content unter Kontrolle. Durch Reviews der Informationsmodellierung kann auf neue Anforderungen und auch Möglichkeiten des Redaktionssystems reagiert werden.

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